Ne dites plus poste de travail mais digital workplace. Au fil des années, notre environnement professionnel s’est totalement digitalisé. Adieu agendas, annuaires, trombinoscopes, cartes de visite… Les derniers supports papier qui encombraient nos bureaux se sont volatilisés. Même l’iconique photo de famille, hier sous cadre, se retrouve aujourd’hui en fond d’écran. Entre-temps, la virtualisation puis le cloud sont passés par là. A travers des portails et des espaces de travail partagés, le salarié accède depuis une même interface à l’ensemble des applications et informations utiles. Doué d’ubiquité, il peut travailler où et quand il le souhaite, chez lui, à l’aéroport ou à l’hôtel, sur poste fixe, ordinateur portable, tablette ou smartphone.

LA CLOUDIFICATION DU DIGITAL WORKFLOW EST EN MARCHE

Clouds
BXXLGHT - Credits: Clouds

Cette « cloudification » des usages s’accompagne d’une promesse enfin tenue, celle de la convergence entre l’IT et les télécoms. Téléphonie sous IP, webconférence, agenda partagé, réseau social d’entreprise, espace de stockage en ligne… Le collaborateur dispose de l’ensemble des moyens de communication et de collaboration pour se synchroniser avec ses collègues, interagir avec eux, co-éditer un document. « Accessible depuis une interface web banalisée, la digital workplace n’offre plus d’adhérence avec les supports hardware. Ce qui facilite son déploiement et simplifie les usages », se réjouit Eric Leblanc, vice-président France, Benelux et Afrique francophone d’Unify, la filiale communications unifiées du groupe Atos (ex Siemens Enterprise Communications).

Microsoft ou Slack, qui gagnera la bataille de la workplace ? 

LE boom des chatops

Chatbot

En agrégeant les briques audio, vidéo et collaboratif au triptyque messagerie + traitement de texte + tableur, les suites collaboratives dans le cloud telles qu’Office 365 de Microsoft et G Suite de Google offrent tous les outils pour communiquer et collaborer, que ce soit au bureau ou en situation de mobilité. Elles revendiquent le label de digital workplace. Bien établis dans les grandes entreprises, ces géants du numérique sont toutefois défiés par une nouvelle génération de solutions baptisées ChatOps. Ces outils de collaboration en temps réel, qui ont pour nom Slack, HipChat, Glip ou talkSpirit, reprennent le principe du « chat » mais dans un cadre professionnel et le destinent aux « ops », les opérationnels. Les membres d’une même équipe projet se coordonnent en « live », échangent des documents à la volée par un simple glisser-déposer. Slack, le leader des ChatOps avec ses 5 millions d’utilisateurs actifs quotidiens dans le monde, se veut plus qu’un chat « pro ». La licorne californienne a développé des centaines de connecteurs pour intégrer des applications tierces et faire converger dans son interface qu’elle veut « universelle » tous les flux de l’entreprise, comme la remontée d’une fiche client depuis un CRM. Il est aussi possible d’invoquer des bots dans le fil de conversation pour automatiser certains process comme planifier une réunion en coordonnant les agendas des uns et des autres, lancer un sondage ou partager une liste de tâches.

Le courriel  est-il  en voie de disparition ?

Slack

Slack

Le mail, le « cafard d’internet » 

Même si Slack vise les différentes fonctions de l’entreprise qui travaillent en mode projet (communication, marketing, RH…), l’outil a été pensé originellement par des geeks pour des geeks. A savoir la population des codeurs et des startupers. Emoticônes, GIFs animés, stickers, hashtags et slash commands… Son interface reprend tous les codes de la culture tech. Ce qui peut se révéler déstabilisant pour un utilisateur lambda. Dans le même temps, elle ressemble aux réseaux sociaux grand public Facebook et Twitter, créant une porosité entre usages professionnels et usages personnels. Cette communication en mode synchrone génère, par ailleurs, un sentiment d’urgence permanent, qui peut accroître la charge cognitive et le stress électronique. A la différence du mail qui peut appeler une réponse différée dans le temps, elle induit une culture de l’instantanée. Le fondateur de Slack, Stewart Butterfield, déclare d’ailleurs vouloir éradiquer le courriel qu’il qualifie de « cafard d'internet », par sa nuisance mais aussi sa résilience.

35%

DES

SALARIES SONT DES JEUNES DE 20 à 35 ANS

On le comprend, Slack et consorts s’adressent aux millennials qui ont déjà troqué, dans leur vie privée, la boîte aux lettres de papa par les messageries instantanées telles que WhatsApp, Messenger ou Telegram. Le fossé générationnel ne va que se réduire avec le temps. Selon un livre blanc publié par Orange, les 20-35 ans constituent déjà 35 % des effectifs salariés et 75 % en 2025. La génération Y sera surtout bientôt aux manettes, occupant la moitié des postes de décideurs en 2020. Le succès de Slack fait réagir les GAFAM. Microsoft, qui a un temps envisagé de racheter Slack, vient de lancer Teams, un concurrent direct. De son côté, Facebook a sorti le bien nommé Workplace, un réseau social d’entreprise à la sauce Facebook.

LE CHATBOT POUR ATTIRER  ET INTERAGIR AVEC LES TALENTS

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Le chatbot peut tenir la promesse des wikis 15 ans après 

Le conversationnel s’immisce aussi en entreprise via la multiplication des chatbots internes. Ces agents intelligents automatisent déjà un certain nombre de tâches comme la pose de congés ou le calcul du solde de RTT dans le domaine des RH. Ce que fait Jackson, le bot de Daveo, cabinet conseil en transformation digitale.

Benjamin Thomas
Regard d'expert

Benjamin Thomas

Consultant innovation chez SQLI

Les wikis devaient capitaliser sur les savoirs de l’entreprise, sauf que personne n’allait enrichir la base de connaissances

Directeur associé de Daveo, Cyril Harpoutlian voit dans ce nouveau media un moyen d’attraction et de rétention des talents. « Les collaborateurs veulent le même niveau d’interaction avec leur employeur qu’avec Amazon ou Siri. » Il dit d’ailleurs s’être s’inspiré du concept de « one click » du géant de l’e-commerce pour réaliser les opérations le plus simplement possible. Après les RH, Daveo compte passer sur Jackson tous les processus d’entreprise, à commencer par le circuit de validation des notes de frais. Mais avec les progrès de l’intelligence artificielle, les chatbots ne vont pas se limiter à automatiser les process facilement modélisables. « Ils permettent aussi d’accéder aux données l’entreprise, note Benjamin Thomas, consultant innovation chez SQLI. Un commercial demandera combien de ventes ont été réalisées sur le mois d’octobre. Dans l’étape suivante, le chatbot lui indiquera les raisons d’une baisse sur un jour donné. » Au sein d’une digital workplace, ces agents intelligents peuvent aussi, selon lui, tenir les promesses des wikis dix ou quinze après. « Les wikis devaient capitaliser sur les savoirs de l’entreprise, sauf que personne n’allait enrichir la base de connaissances ». Ce que fait automatiquement Niles. Il « écoute » les conversations des salariés et emmagasine les réponses à une question donnée pour les ressortir si elle est de nouveau posée.

QUELLE COMMUNICATION D'ENTREPRISE POUR DEMAIN ?

hands

Bobbym

Collaborateur « augmenté » ou asservi par la machine 

D'ici a

2-5 ans

Des assistants virtuels suppleeront certaines tâches

Dans une étude récente, Gartner prévoit que, d’ici 2 à 5 ans, des assistants virtuels accompagneront le collaborateur tout au long de la journée en le suppléant sur certaines tâches. Ils lui pousseront aussi des d’informations pertinentes, des prédictions et des recommandations en fonction de son profil et son travail du moment. Comme c’est déjà le cas dans le domaine de la finance. Le Crédit Mutuel fait appel à Watson d’IBM pour assister ses 20 000 chargés de clientèle dans la rédaction de leurs mails ou dans la préconisation de produits bancaires. Le cabinet d’études parle de collaborateur augmenté tout en soulevant les problèmes d’éthique et de libre arbitre que soulèvent ces algorithmes prédictifs. Dans un scénario noir, on peut, en effet, envisager un salarié asservi par la machine. Il se verrait assigner des tâches prioritaires à accomplir tout au long de la journée. L’intelligence artificielle mesurant ensuite la qualité de son travail et son niveau de productivité.

La Blockchain  redonne de l'oxygene

Lego

Heureusement, il y a la blockchain pour donner un peu d’oxygène. La technologie de « chaîne de blocs » peut être mise à profit pour établir de la confiance entre collaborateurs au sein d’une organisation. C’est qu’expérimente depuis deux ans l’agence de Nantes de SQLI. « Une fois par mois, nous utilisons la plateforme pour mesurer le degré de satisfaction des employés, explique Damien Lecan, directeur technique chez SQLI. Sont-ils contents de leur situation, de leur mission ? Le questionnaire est classique mais adossé à une blockchain. Ce qui rend les résultats infalsifiables à la différence d’un système centralisé. Chacun sait donc que son avis sera pris en compte. » L’expérimentation pourrait être élargie à la consultation des salariés voir à la prise de décisions collégiales.

Rédigé par Xavier Biseul
Journaliste indépendant