En mutualisant son infrastructure d'archivage, une grande banque française s'attend à des bénéfices patents quant au niveau d'intégrité, de disponibilité, et de traçabilité des contenus conservés.

Pour l'établissement financier hexagonal, le choix d'un système de record management répondait à des besoins multiples : simplifier le stockage et la gestion des archives, gérer le cycle de vie et les règles de conservation des documents, améliorer l'efficacité de recherche et de récupération des documents. Ce, "tout en mettant en place une infrastructure Métier et Archives", rappelle Henri Thouvenin, responsable de la gestion de contenu d'entreprise chez IBM.
 
Avec ce prestataire, un groupe de travail au sein de la banque a sélectionné une première liste restreinte pour RFI (Request For Information), afin d’évaluer la faisabilité du projets sur le plan technique. Suite à l'analyse des réponses à ces RFI, des ateliers ont été mis en place. Ils ont été consacrés à l'analyse de la couverture fonctionnelle des solutions proposées, à la compréhension des aspects techniques et d'architecture, au déploiement des solutions et des démarches projets et coûts, ainsi qu'à la stratégie et à la pérennité de l'entreprise.
 
Un projet, trois grandes composantes
 
Des critères fonctionnels ont aussi été établis. Ceux-ci reposaient sur la capacité des produits à gérer de fortes volumétries, à proposer un référentiel unique pour les documents métiers et archives, à prendre en compte des métadonnées et des règles métiers. Sans oublier la nécessité de développer un socle destiné aux applications métier, de gérer des stratégies de conservation et de cycles de vie, et de mettre en place un worflow pour automatiser les circuits et les tâches. La solution ainsi retenue peut être découpée en trois grands composants: la production, l'infrastructure globale et la restitution.
 
La première concerne la production de documents, de fichiers d'index, et la versement dans le référentiel). La deuxième porte sur la collecte (acquisition et validation des flux de documents, extraction et lecture des métadonnées, injection), sur la gestion électronique de documents et de processus (stockage de fichiers, gestion des métadonnées, sécurité sur les objets documentaires, cycle de vie des archives, workflow documentaire) et enfin sur l'intégration (APIs d'accès, intégration annuaire). Pour finir, la restitution englobait aussi bien la recherche, que la navigation, en passant par les consultations ou encore l'accès aux corbeilles de tâches.
 
Une meilleure gestion du cycle de vie de l'information
 
Les bénéfices attendus après la mise en place de la solution? Pour les lignes métier et pour la DSI. C'est le partage et la mutualisation d'une même infrastructure pour les différents métiers de la banque (partage des informations, système unique pour les contenus actifs et archivés). Avec à la clef, une intégrité, une disponibilité, et un traçabilité des informations renforcée.
 
Sans compter l'intégration des changements de support dans le cycle de vie des contenus conservés, la mutualisation des procédure d'exploitation (haute disponibilité, monitoring, backup, restore, plan de reprise en cas de sinistre), l'indépendance technologique ainsi que le respect des normes de conformité et des standards. Si cela ne suffisait pas, l'utilisateur attend également une diminution des coûts liés à l'infrastructure de stockage, un contrôle du risque lié à la gestion des documents de l'entreprise, et une maîtrise des règlementations et des normes. La banque escompte enfin une diminution des délais des procédures d'audit, à l'amélioration du niveau du service client ainsi qu'à la flexibilité de mise en place de nouvelles applications.