De nombreux freins existent au bon fonctionnement de plates-formes collaboratives en ligne. Les précautions à prendre ne sont pas tant techniques que humaines et managériales.

Les réseaux ont besoin d'un encadrement préalable pour fonctionner

La collaboration entre plusieurs experts implique plus de connaissances que la somme des connaissances de chaque expert pris individuellement. C’est ce qui génère l’innovation. Et c'est pourquoi à l’heure des nouvelles technologies de communication, il est primordial de savoir utiliser celles-ci pour organiser le partage et l’échange de connaissances. Sauf que rien n’est moins évident… Trois chercheurs se sont intéressés à ce qui fait le succès d’un réseau collaboratif efficace. Alexandre Candlot, consultant chez MNM Consulting, Nicolas Perry, enseignant à l’Ecole Centrale de Nantes et Corne Schutte, étudiant-chercheur à l’université de Stellenbosch, en Afrique du Sud, ont observé et analysé le fonctionnement de cinq réseaux d’experts de différentes configurations. Un groupe de recherche dont les membres, proches géographiquement les uns des autres, ont des échanges quotidiens mais sur un mode plutôt informel ; un groupe composé de deux équipes, une en France et l’autre en Afrique du Sud ; une équipe projet du ministère français de l’Industrie et deux réseaux d’excellence de la communauté européenne.

Le problème de l’éloignement

Résultats ? A chaque cas de figure ses difficultés pour mettre en place un réseau collaboratif. Pour l’équipe de chercheurs, le problème vient justement de la part d’informel dans les relations du groupe. Dès qu’il faut échanger sur un sujet précis et en profondeur, c’est un peu la pagaille. De plus, chacun a ses habitudes et ses principes en matière d’outils techniques (les pro-Mac les pro-PC, les pro-open source) et il est difficile de mettre en place un outil collaboratif commun. Entre les chercheurs répartis en France et en Afrique du Sud, le problème vient de l’éloignement : un outil Web, Webeden est à leur disposition pour travailler ensemble mais il n’est utilisé que lorsque les gens sont rassemblés au même endroit. Dès qu’ils travaillent éloignés les uns des autres, Webeden n’est utilisé que sporadiquement ! Pour le projet du ministère de l’Industrie, c’est le manque de hiérarchie, le manque de confiance entre les membres qui a nui au travail collaboratif.

Un problème managérial plus que technique

L’enjeu, ce n’est donc pas l’outil mais la manière de fédérer des groupes plus ou moins informels. Un enjeu managérial plus que technique. Les organisations ont notamment besoin de développer la confiance entre collaborateurs, travailler à la reconnaissance mutuelle d’autorité et de légitimité. Paradoxalement, la rencontre physique entre membres d’un même réseau collaboratif, des échanges en face à face et plus seulement via un outil de communication quelconque, facilitera les choses. C’est un moyen de prendre ses marques face à l’autre : « Les êtres humains ont besoin de coordonner leurs visions, de partager leurs méthodes et leurs façons de faire avant d’élargir leur confiance en l’autre » résument les auteurs. De même, ils ont besoin de s’entendre sur les termes et les concepts qu’ils vont être amenés à utiliser. Les auteurs préconisent également une juste répartition des responsabilités de même que d’expliciter les motivations et les objectifs de chacun, afin que cela ne devienne pas un handicap pour le fonctionnement du groupe et du réseau.