Il y a quelque temps, à des fins marketing, un PDG d'une SSI prônait la fin de l'email dans son entreprise d'ici quelques années. Certains ne l'utilisent déjà plus.

 

Luis Suarez, l'un des social business évangélistes d'IBM, n’utilise plus l’email depuis 4 ans maintenant. Lors de Lotusphere Paris en mars, il est revenu sur le pourquoi et le comment de cette décision. Cette démarche Luis l’a appelé "Thinking outside the inbox". Il a décidé d’appliquer ce principe du "no email" dans son travail au quotidien pour être plus participatif, plus collaboratif et ainsi partager plus largement ses connaissances au sein D’IBM, mais aussi en dehors. Cela veut dire que même pour ses clients, il n’utilise plus l’email. Il s’agit surtout d’arrêter de perdre du temps dans la gestion de ses courriels. De plus, sur les 200 mails par jours que l’on peut recevoir, à peine 15% sont vraiment utiles. A la place, il utilise les différents moyens que lui offrent les réseaux sociaux pour rendre son travail plus performant, notamment pendant les trois heures qu’il "perdait" à traiter ses courriers électroniques. Son but n’est pas de tuer l’email, mais bien de démontrer que majoritairement cet outil est très mal utilisé, même s’il existe de nombreux exemples qui ont démontré son utilité. D’ailleurs, il reçoit encore en moyenne deux emails par jours.

Faire changer les mentalités

Par cette démarche, il s’agit de passer de l’idée qu’information égale pouvoir à partage égal pouvoir, et donc se mettre au service des autres pour les aider (on en revient à une économie de la connaissance et du don). Mais si j’aide quelqu’un aujourd’hui, c’est bien pour que lui aussi m’aide demain. C’est le principe d’une collaboration et un progrès mutuel. Ce qui signifie avoir confiance dans son entreprise et ses collègues. Comme le dit Luis lui même, si ce n’est pas le cas, peut-il faut-il penser à changer d’entreprise. Il s’agit de montrer sur quoi on travaille et donc faire preuve de transparence, contrairement à l’email. Ce qui simplifie ensuite la façon dont on va pouvoir recevoir de l’aide. Et cela est crucial car il est devenu quasi impossible de travailler seul, tout devient trop complexe.

Une méthode ?

Alors comment faire ? Tout d’abord arrêter de répondre aux emails. Plus vous répondez, plus vous en recevez. Rien qu’avec cette démarche vous diminuez votre flux de 50%. Bien sûr il faut répondre, mais dans cas on change de canal et on utilise les médias sociaux (blog, wiki, microblogging, réseaux sociaux…). Par la suite les gens font de même. Tout un tas d’actions peuvent se passer de l’email, comme le partage de fichiers. Ces derniers sont souvent volumineux, utilisez donc un espace de partage prévu à cet effet plutôt que le mail. Il s’agit de faire la bascule de ces différentes tâches liées par défaut au mail, une par une et petit à petit vers d’autres médias plus appropriés. Quoiqu’il en soit si vous avez un email de Luis, gardez le c’est un collector.