Comment accéder à l'information diffusée au sein de l'entreprise ? Adressez-vous aux professionnels de l'information que sont les documentalistes. Formés à la manipulation des bases de données ...

Comment accéder à l'information diffusée au sein de l'entreprise ? Adressez-vous aux professionnels de l'information que sont les documentalistes. Formés à la manipulation des bases de données, rompus à la construction de thésaurus, les documentalistes centralisent les demandes d'information afin d'adresser aux collaborateurs de l'entreprise les informations dont ils ont besoin. Hier encore cette activité était essentiellement manuelle. Le bulletinage et l'indexation manuelle faisaient partie des tâches quotidiennes et fastidieuses du documentaliste. La manipulation de l'information se faisait à travers le document. Le papier essentiellement. Aujourd'hui, la dématérialisation du document et les nouveaux outils de traitement de données permettent à la fois d'automatiser les tâches réalisées par les documentalistes, mais aussi de gagner considérablement en rapidité et pertinence. Au fur et à mesure que la puissance de ces outils augmente, leur prise en main s'améliore aussi, autorisant un plus large public à les manipuler. Conjointement à cette "démocratisation informatique", c'est de façon plus profonde le statut même de l'information qui évolue de nos jours. De plus en plus d'entreprises considèrent que leur développement est étroitement lié à la maîtrise des flux d'information, tant internes qu'externes. L'information peut se révéler stratégique. Si le domaine de l'Information Scientifique et Technique (IST) fut un temps la sphère de professionnalisation des "gestionnaires de l'information", notamment dans les services de R&D ou les universités, on assiste aujourd'hui à un élargissement du rôle de l'information aux directions marketing, commerciales et de la stratégie. L'activité qui se développe autour de ces nouvelles préoccupations est qualifiée de veille ou d'Intelligence Economique. Développement des technologies de l'information, décentralisation de l'accès à l'information et prise de conscience du caractère stratégique de l'information représentent des éléments décisifs pour la croissance du marché de l'information. Les sources d'information professionnelle se multiplient, les éditeurs de logiciels proposent des outils de plus en plus sophistiqués et l'activité de gestionnaire de l'information devient un métier à multiples facettes (documentaliste, responsable de veille, knowledge manager, responsable de la propriété intellectuelle, directeur du capital immatériel, etc.). En terme de nouveaux outils, toute la chaîne de l'information est impactée : recherche, stockage, analyse et diffusion. Le degré de sophistication des logiciels proposés par les éditeurs permet aujourd'hui d'afficher des objectifs de plus en plus ambitieux. L'entreprise s'attaque non seulement au traitement de l'information interne et externe mais aussi à la maîtrise des connaissances produites par ses collaborateurs. Programmes de capitalisation et de sauvegarde de connaissances, projets visant à en favoriser la production, mise en place de politiques de gestion du capital intellectuel … autant d'initiatives qui traduisent le degré d'attente et d'exigence des entreprises à l'égard des solutions logicielles. Premier maillon de la chaîne, les solutions de recherche d'information se sont considérablement développées. Le vaste espace informationnel non structuré que représente Internet a constitué, et constitue toujours, un terrain de jeux idéal pour mettre à l'épreuve l'efficacité des moteurs de recherche. Du côté de l'entreprise, la multiplication des sources d'information numérique et des sites intranet ouvre dorénavant un champ d'activité prometteur pour ces solutions de recherche. D'abord centrées sur les moteurs de recherche dont le principe est d'indexer automatiquement le contenu d'un document, les solutions de recherche sont de plus en plus sophistiquées. Au traitement statistique de l'information s'ajoutent des couches d'analyse linguistique (analyse morpho-lexicale, syntaxique, sémantique, pragmatique ou traitement automatique du langage naturel) qui permettent d'appréhender le sens de l'information contenue dans les documents et de situer le traitement des données au niveau des concepts. Les dernières solutions proposent aussi des outils de visualisation de l'information (cartographie), traitent aussi bien l'information textuelle qu'audio et vidéo, gèrent la diffusion de l'information en mode push (envoi automatisé d'information basé sur des profils utilisateurs), intègrent des solutions de catégorisation, de classement automatique et propose des fonctions de "filtrage collaboratif" (mise en relation avec d'autres membres d'une même communauté). Pour en savoir plus sur ce thème, rendez-vous à la prochaine conférence organisée par l'Atelier. Patrice Nordey Analyste senior à l’Atelier