Si les solutions de vidéoconférence entrouvrent aux entreprises des perspectives de diminution de coûts et de gain de temps, l'usage des salariés n'est pas à la hauteur des promesses. Analyse d'un des principaux freins.

Alors que les progrès technologiques de ces dernières années permettent aux entreprises de disposer de moyens de communications de plus en plus réalistes - comme la téléprésence et le partage de documents- et à des coûts moindres, l’usage reste modeste, notamment en France. C’est ce que nous révèle une étude menée par Ipsos en août dernier. Même si l’intérêt de la collaboration vidéo est très largement reconnu, les salariés français sont 54 % à déclarer  disposer de tels outils dans leur entreprise mais ne pas les utiliser. Et seuls 6 % de ceux interrogés affirment avoir recours à la vidéoconférence au moins une fois par semaine, contrairement au 15% des 11 autres pays interrogés. Pourtant, les spécialistes des télécoms assurent que la technologie est mature. Quels peuvent alors être les éléments à prendre en compte pour favoriser l’appropriation de ce procédé par les collaborateurs ?

« Les gens préfèrent se voir »

On cite souvent des freins tels que la capacité de l’utilisation de l’outil, le besoin d’exemplarité de la part des managers, la crainte d’être surveillé… Freins qui pourront être pris en compte par une communication adéquate et une formation suivie et personnalisée. Pourtant, in fine, pour expliquer les obstacles, on conclut souvent par « les gens préfèrent se voir ». Pourquoi ? Parce que la formation d’un groupe, et donc d'une équipe de travail, s’effectue en plusieurs étapes : il y a d’abord la phase de constitution, durant laquelle les individus font connaissance les uns avec les autres. Puis vient celle de tumulte, caractérisée par la formation des règles de l'équipe. Viennent ensuite des étapes beaucoup plus structurées, si les deux premières se sont bien déroulées, à savoir : la cohésion, qui est une phase d’entraide, le rendement, durant laquelle les tâches sont exécutées et finalement la dissolution du groupe.

Considérer la constitution du socle du groupe

Les deux premières phases, la constitution et le tumulte, sont les phases durant lesquelles vont se construire le socle du groupe. En effet, chacun va se positionner dans le groupe en prenant en compte de très nombreux paramètres : les contraintes externes au groupe (objectifs, délais, moyens alloués, jeux politiques…) et les contraintes internes au groupe (personnalités, statuts…). Or, de nombreuses contraintes sont tacites, comme les jeux politiques, les objectifs individuels, les recherches d’alliances, la compatibilité des styles de travail… Lorsqu’il arrive dans un nouveau groupe de travail, c’est l’ensemble de ces paramètres que l’individu évalue. Et une bonne part de ces paramètres s’exprime par des attitudes non verbales ou des discussions informelles, que la vidéocollaboration va mettre difficilement en valeur. Paradoxalement, pour favoriser l’appropriation de type de technologie, il semble du coup utile de tenir compte du besoin spontané des réunions physiques, du moins au début des projets.